Inspectoratul Teritorial de Muncă (ITM) face un pas important către digitalizare prin lansarea platformei unice REGES ONLINE, un sistem modern dedicat gestionării registrului electronic al salariaților. Această inițiativă aduce o schimbare majoră în modul în care angajatorii din România își desfășoară obligațiile legale privind evidența contractelor individuale de muncă, permițând o administrare centralizată, securizată și transparentă a datelor, direct într-un mediu digital integrat.

Ce este REGES ONLINE?

Reges Online este o platformă web dezvoltată de Inspecția Muncii pentru gestionarea registrului electronic al salariaților. Aceasta are integrat legătura cu alte instituții care permite angajatorilor și inspectorilor ITM să acceseze aceeași platformă web pentru următoarele situații:

  • Angajări de noi salariați;
  • Modificări ale contractelor existente;
  • Încetări contracte de muncă.

Este conectată cu alte instituții relevante, ceea ce înseamnă că angajatorii și inspectorii ITM lucrează în același sistem, în timp real, cu acces rapid și trasabil.

Avantaje concrete pentru angajatori

Implementarea REGES ONLINE vine cu beneficii clare pentru mediul de afaceri:

  1. Accesibilitate 24/7: nu mai este nevoie de Revisal instalat pe calculator. Accesul se face online, direct în platformă, cu semnătură digitală sau identitate RoeID, de oriunde te-ai afla.
  2. Siguranța datelor: nu mai este responsabilitatea angajatorului să păstreze baza de date local. Informațiile sunt stocate în siguranță la nivel național, de către Inspecția Muncii.
  3. Conformitate și control: platforma semnalează automat eventualele erori sau neconformități (ex: salarii sub minimul legal), reducând riscul de amenzi.
  4. Transparență și urmărire facilă: poți genera extrase de neconformități pentru a verifica activitatea prestatorilor de servicii de resurse umane.
  5. Actualizare automată: codurile COR sunt menținute la zi în sistem, fără efort din partea angajatorului.

Ce înseamnă REGES ONLINE pentru angajați?

Digitalizarea aduce avantaje directe și pentru salariați: 

  1. Acces securizat la istoricul personal

Angajații își pot vizualiza și descărca propriul istoric contractual din platformă, oricând, prin accesarea extrasului din Registru. Aceștia își pot vizualiza și descărca extrasul din Registru în aplicația web, accesând de pe orice laptop/PC link-ul din REGES, sau din aplicația mobilă Salariat pentru sistemele de operare iOS/Android. Extrasul este generat de sistem cu semnătura electronică a Inspecției Muncii.   

  1. Notificări în timp real

Orice modificare a contractului este notificată automat pe email sau în aplicație. Angajații beneficiază de posibilitatea de a verifica în timp real orice înregistrare operată de către angajator cu privire la contractual său de muncă și primirea de notificări, prin email sau în aplicația de pe telefonul mobil, ori de câte ori angajatorul înregistrează o modificare a contractului de muncă, suspendarea sau încetarea acestuia.

  1. Transparență și comunicare directă

Salariatul poate notifica angajatorul dacă observă neconcordanțe între datele din platformă și situația reală. Angajații beneficiază de posibilitatea de a trimite, prin aplicație, notificări angajatorului, ori de câte ori constată o neconcordanță între datele înregistrate în Registru și situația de fapt.  

 

Dezavantajele utilizării platformei REGES

Această platformă este un nou pas spre digitalizare în ceea ce privește relația cu ITM, însă poate avea și câteva dezavantaje precum:

  • Dependență de internet și de semnătura electronică: funcționarea platformei necesită o conexiune stabilă la internet, iar la fiecare utilizare a platformei trebuie folosită semnătura electronică pentru autentificare;
  • Complexitate inițială: transferul bazei de date și actualizarea datelor pot fi provocatoare fără suport tehnic;
  • Perioadă de acomodare: necesită timp pentru familiarizarea cu interfața și procedurile noi; 
  • Instabilitatea de început: orice platformă la început de drum este în testare și vine cu provocări și erori care trebuie sesizate pentru remediere, iar aceste erori pot fi observate cel mai bine de către specialiștii în resurse umane.

 

Obligații privind platforma REGES ONLINE

Ce trebuie să faci în calitate de angajator până la 30 septembrie 2025?

Printre obligațiile legislative impuse de HG 295/2025 se numără:

  • Transferul datelor: transpunerea informațiilor din vechea baza de date în platforma REGES ONLINE și actualizarea tuturor contractelor individuale de muncă ale salariaților activi cu noile câmpuri dezvoltate în noua platformă;
  • Termene stricte: se impune ca până la data de 30.09.2025 să se transpună toate informațiile și, totodată, să fie actualizate toate contractele individuale de muncă ale salariaților activi;
  • Termene noi de declarare: de la data transferului, angajatorul are obligația de a transmite/înregistra pe noua platformă Reges Online toate CONCEDIILE MEDICALE în termen de 3 zile lucrătoare de la data primirii și înregistrării concediului medical din partea salariatului.

Care sunt riscurile și sancțiunile  pentru netrasferarea bazei de date pe platforma REGES ONLINE

Termenul limită la care trebuie transferată și verificată baza de date în noua platformă REGES ONLINE este 30 septembrie 2025. După această dată, platforma REGES ONLINE devine singurul canal oficial de comunicare cu ITM. Pentru entitățile care nu vor face transferul, Centrul de Afaceri Expert Mind va fi în imposibilitatea comunicării cu ITM, respectiv de a înregistra angajările și încetările de contracte de muncă în conformitate cu Legea 53/2003 privind Codul Muncii și în termenul prevăzut de HG 295/2025. 

  • Sancțiune de netransfer: nerespectarea obligației de transfer pe platforma REGES  ONLINE până la 30 septembrie 2025 poate atrage amenzi contravenționale cuprinse între 15.000 lei și 20.000 lei;
  • Sancțiune de neactualizare: nerespectarea obligației de actualizare a contractelor de muncă active pe platforma REGES ONLINE până la 30 septembrie 2025 poate atrage amenzi contravenționale cuprinse între 5.000 lei și 10.000 lei.

 

Ai nevoie de ajutor? Suntem aici pentru tine!

Echipa de specialiști HR din cadrul Centrului de Afaceri Expert Mind este pregătită să îți ofere suport complet în procesul de migrare către REGES ONLINE:

  • Transferul bazei de date
  • Validarea și actualizarea contractelor
  • Asistență tehnică pentru autentificare și semnături electronice
  • Instruire pentru utilizarea platformei

 

Nu lăsa lucrurile pe ultima sută de metri. Contactează-ne din timp și asigură-ți o tranziție fără stres și fără riscuri.

REGES ONLINE nu este doar o obligație legală, ci o oportunitate de a eficientiza și securiza procesele interne ale companiei tale. Hai să facem împreună pasul spre digitalizare!