Digitalizare, automatizare și parteneriat real 

Când o companie dinamică și în plină expansiune, din industria de fitness precum ESX se confruntă cu provocări contabile complexe și un volum uriaș de tranzacții, atunci este nevoie de mai mult decât servicii contabile clasice. 

În astfel de cazuri, este necesar un partener de încredere, precum Centrul de Afaceri Expert Mind, deoarece colaborarea cu noi a însemnat nu doar soluții contabile moderne, ci și sprijin strategic, claritate financiară și automatizări esențiale pentru scalarea rapidă a afacerii. 

În acest studiu de caz veți descoperiți cum am reușit, împreună, să transformăm provocările în rezultate concrete.

Despre ESX, lider în industria de fitness digital

ESX reprezintă una dintre cele mai importante platforme de fitness din România, cu un model de business complet digitalizat, bazat pe abonamente lunare sau anuale ce permit accesul în sute de săli de sport partenere din întreaga țară. Cu peste 150.000 de tranzacții procesate lunar și o creștere constantă a bazei de clienți, compania se poziționează ca un jucător inovator pe piața serviciilor de wellness, fitness și lifestyle. ESX combină tehnologia avansată cu serviciile tradiționale de fitness, reușind să creeze o experiență accesibilă, flexibilă și modernă pentru utilizatorii săi.

Situația inițială: provocări contabile într-un model de business tech-driven

Softul contabil utilizat pentru evidența contabilă era depășit, lipsit de funcționalități moderne, neadaptat specificului operațional al companiei și volumului ridicat de tranzacții procesate lunar.

Printre principalele deficiențe pe care le-am identificat în stadiul auditului inițial se numără:

• Utilizarea unui soft contabil neintuitiv, cu funcționalități limitate, fără automatizări;
• Neconcordanțe majore între contabilitate și situațiile oficiale (ANAF);
• Probleme în gestiunea amortizărilor, soldurilor clienților și furnizorilor;
• Divergențe între impozitul pe profit declarat și fișa fiscală ANAF;
• Recunoaștere incorectă a veniturilor din abonamente.

 

Compania de fitness procesa lunar peste 150.000 de tranzacții online și emitea peste 50.000 de facturi, ceea ce genera o presiune operațională majoră asupra departamentului financiar. Încasările realizate prin platforma Stripe (platformă de procesare a plăților online) necesitau o automatizare completă și o integrare contabilă precisă.

De asemenea, o altă problemă identificată de experții noștri contabili a fost gestionarea corectă a recunoașterii veniturilor, deoarece abonamentele de fitness facturate pentru perioade mai lungi de o lună aveau nevoie de o eșalonare contabilă automată pentru a reflecta veniturile gradual, în funcție de perioada de prestare a serviciilor.

Intervenția Centrului de Afaceri Expert Mind: soluții contabile și fiscale integrate

Soluția: implementarea unui  nou soft contabil, Nexus ERP, cu ajutorul căruia am reușit să automatizăm eșalonarea veniturilor pe durata valabilității abonamentelor de fitness, dar și să se realizeze o recunoaștere lunară corectă a veniturilor.

Parteneriatul dintre ESX  și Centrul de Afaceri Expert Mind a fost construit pe un pachet complet de servicii, adaptat complexității activității clientului:

1. Abonament contabil lunar

• Operare parțială și supervizare contabilă;
• Validarea calculelor salariale;
• Depunerea tuturor declarațiilor fiscale obligatorii.

 

2. Consultanță fiscală specializată

• Clarificarea regimului fiscal al serviciilor de fitness și a modificărilor privind TVA (de la 5% la 19%);
• Structurarea fiscală corectă a pachetelor de servicii hibride (offline și online).

 

3. Raportări speciale către instituții

• Raportări lunare către BNR și Institutul Național de Statistică.

 

4. Migrare și implementare ERP

• Transfer complet de la softul vechi la Nexus ERP;
• Automatizare facturare direct din Stripe;
• Integrare live a veniturilor și esalonarea automată pentru abonamentele multianuale.

 

5. Suport IT și coordonare fluxuri

• Colaborare directă cu echipa de programatori ESX pentru optimizarea tehnică a circuitului documentelor.

Rezultatele concrete obținute

✔ Automatizarea completă a facturării
Tranzacțiile Stripe sunt acum preluate în timp real și procesate fără intervenție manuală, prin Nexus ERP.

✔ Reducerea semnificativă a riscurilor fiscale
Au fost corectate toate erorile anterioare privind solduri, TVA și recunoașterea veniturilor, eliminând riscurile de penalități sau neconformitate în cazul unui control fiscal.

✔ Claritate financiară crescută
Datele contabile sunt structurate, coerente și permit analiza în timp real a performanțelor financiare.

✔ Economii semnificative de timp și resurse
Prin eliminarea procesării manuale și a erorilor recurente, departamentul financiar intern s-a putut concentra pe activități analitice și de decizie.

✔ Suport în lansarea unei noi linii de business
Centrul de Afaceri Expert Mind a oferit consultanță fiscală esențială în structurarea corectă a noilor servicii și a regimului aplicabil fiecărui tip de venit.

Momentul-cheie al colaborării

Într-o perioadă de tranziție tehnică și organizatorică, în care responsabilitățile erau împărțite între peste 10 persoane, Centrul de Afaceri Expert Mind a intervenit pentru clarificarea rolurilor, stabilizarea proceselor și recentrarea echipelor pe obiective comune: transparență, acuratețe și eficiență financiară.

Colaborare și transfer de know-how

Un element-cheie în succesul colaborării a fost relația foarte bună dintre echipa Centrului de Afaceri Expert Mind și departamentul financiar intern al companiei de fitness. Cele două echipe au comunicat constant și eficient, iar implicarea activă a specialiștilor Centrului în formarea și ghidarea personalului financiar din cadrul ESX a avut un impact major. 

Trainingurile oferite de experții noștri au contribuit semnificativ la dezvoltarea competențelor echipei lor interne, facilitând o mai bună înțelegere a proceselor contabile și fiscale și asigurând continuitatea și coerența în implementarea noului sistem. Această colaborare strânsă și transferul de know-how au creat o bază solidă pentru operarea eficientă și scalabilă a întregului flux financiar-contabil al colaboratorului nostru din industria de fitness. 

Colaborare pe termen lung: un parteneriat dinamic și adaptabil

Relația dintre compania de fitness ESX și Centrul de Afaceri Expert Mind se bazează pe încredere, profesionalism și adaptabilitate. Comunicarea constantă, ajustările prompte și implicarea activă au făcut posibilă gestionarea unor fluxuri financiare complexe, într-un ritm accelerat de dezvoltare, după cum putem observa și din testimonialul oferit de directorul financiar al ESX:

„Sunt tare mândră că am făcut o alegere bună alegându-vă pe voi, Centrul de Afaceri Expert Mind. Nu știu cu cine altcineva treceam această perioadă grea; de mai multe ori s-au retrimis soldurile inițiale, contabilitatea în sistemul avut în 2024 a fost foarte anevoioasă și extrem de greu de ținut la timp. Vă mulțumesc că aveți și înțelegere și răbdare pentru toată această întârziere a închiderii anului 2024, care afectează tare deschiderea anului contabil 2025. La aceasta s-au adăugat multitudinea de spețe particulare specifice domeniului nostru, care au îngreunat integrarea cu platforma noastră de facturare, nouă și aceasta și în plină construcție în paralel cu implementarea noului software contabil. Nu a fost deloc un proiect ușor, dar împreună reușim orice ne propunem.  Vă mulțumesc tare mult pentru dedicare și tot efortul acesta uimitor, mulțumesc și tuturor celor care au lucrat suplimentar și în weekend!”

Astfel, această colaborare a evoluat pozitiv în timp și continuă să se consolideze, având ca obiectiv final crearea unui cadru financiar solid și scalabil, în sprijinul dezvoltării accelerate a companiei de fitness.

Următorii pași

În perioada următoare, colaborarea va continua cu:

• Finalizarea eșalonării automate a veniturilor din abonamentele pe termen lung;
• Implementarea rapoartelor personalizate pentru decizii strategice și relația cu investitorii;
• Consolidarea sistemului de raportare financiară, pentru a susține expansiunea companiei de fitness la nivel național și internațional.

 

Concluzie 

Într-un domeniu în continuă schimbare, cum este cel al serviciilor de fitness, adaptabilitatea financiară și precizia contabilă sunt esențiale. Colaborarea dintre compania din industria de fitness ESX și Centrul de Afaceri Expert Mind demonstrează că, atunci când inovația operațională se întâlnește cu expertiza financiar-contabilă, rezultatele nu întârzie să apară. 

Prin digitalizare, automatizare și consultanță fiscală specializată, am reușit să susținem dezvoltarea unei afaceri moderne, cu mii de tranzacții zilnice, oferindu-i un cadru contabil solid și scalabil.

Așadar, într-un business tech-driven cu fluxuri masive de date și încasări, am reușit să demonstrăm că expertiza contabilă, fiscală și tehnologică devine un avantaj competitiv real.